覚えておきたいキーワードをファイル名に記載
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作業しているフォルダに関して、そこに関わる重要な項目ってあると思います。例えば、そのフォルダに関する仕事の納期だとか、報告日だとか。そういう重要な項目やキーワードを、フォルダ名の端に記述しておくとすぐに把握できて便利です。
３−１．重要な日付をファイル名に記載する
フォルダは毎日見るものなので、重要な項目をフォルダ名に載せておくと忘れなくて済みます。
僕の仕事に関して言うと、出荷日や報告日が非常に重要な日となります。
そのため、フォルダ名にこの情報を載せておきます。
例えば、以下のようなファイル名の書き方をしています。
○180801_◎◎動作データ_立8.21報8.23
「出」とか「報」はそれぞれ「出荷日」「報告日」の略になります。その辺は自分だけが分かっていればいいので、自分ルールで書いています。
また全てが完了した際は、このメモ代わりの部分は消しちゃいます。
日付じゃなくても、重要なキーワードを書き込んでおけば、いちいち手帳や資料を見ずに作業が進められるので、毎日の作業効率が上がりますね。
３−２．重要な情報をファイル名に記載する
また日付だけではなく、重要な数値など把握しておきたい情報を記入しておくとメモになっていいです。
例えば、以下のようなファイル名の書き方をしています。
○190914_◎◎分析結果_現状max2.5kg_客先連絡済み
「現状max2.5kg」「連絡済み」などは個人的に把握しておけばいい事なので、ファイル名の最後に書いてメモ代りにしています。急に上司が急に聞いてくる場合ってあると思うんですけど、そういう時もフォルダを覗けばある程度の情報がすぐ取り出せるのが非常に便利ですね。
特徴・オススメな点
１．フォルダ名を見るだけで必要なキーワードがすぐに分かる
いちいち手帳やノートをみるのも面倒なので、どうにかならないかなって思って考えました。重要な日程の記入はかなり役立ちますね。
２．わざわざデータや資料を開いて内容を確認せずに済む
上司って急に全然別の仕事の随分前の事とかを聞いてくる時ありますよね。ああいう時に本当に楽です。聞かれた内容に関して、自分が当事者じゃない場合とか、サブで対応してる時なんかは、担当者にそこから問い合わせたりする手間も省けます。
注意・イマイチな点
１．ファイル名がさらに長くなる
ファイル名が超長くなりますよね。。。なので本当に必要最低限しか記入しないようにしています。また、その仕事が完了したら、関連する部分はファイル名から消すようにしています。
２．他人に見られてはいけない情報を記載する場合
経験はないですが、重要なキーワードをファイル名に記入することによって、他人が見た際に不味いことが起きる場合もあると思うんですよ。例えば、他人の業績評価とかだと、相手に見られるとヤバイじゃないですか。そういうのには向かないかなと思いますね。あとはプロジェクターに自分のPCを映して、大人数の前で報告とかする際なんかも、注意した方がいいかと思います。
こんな感じで使っています
自分の場合は、仕事に関してとある日程が非常に重要になる業務なので、ファイル名に日程を書き込むのが重宝しています。常にスケジュール帳が開ける環境じゃないって時もあるので、PCを覗くだけである程度分かるのが便利ですね。重要な項目やキーワードは職種によって様々だと思うので、皆さんそれぞれが便利なように使ってみてください。
以上、良かったら参考にしてみてください。